会議費は、総会、役員会などの会議やスタッフ会議、取引先との打ち合わせなどの会議に必要な場所代や茶菓代のことですが、ご質問はこのなかの茶菓代のことではないかと思います。

会議のときにお茶やちょっとしたお菓子を出したときにこれを会議費として処理します。

時間帯によってはお弁当を出したり、夜の会議ならビール程度を出すこともあるでしょう。

あるいは、居酒屋さんなどで安い費用でざっくばらんな意見交換を行うこともあります。

こういうのが全部会議費になります。

似た費用に福利厚生費と接待交際費があります。

福利厚生費は従業員さんの労をねぎらったり、従業員間の人間関係をスムーズにする為に行う忘年会や新年会、食事会、社内旅行、社内運動会などの費用です。

接待交際費は、取引先（主に得意先）との関係を円滑にして売上を上げるために飲食店などで接待するときの費用です。

要するに、飲食代があるときは会議費、あるときは福利厚生費、あるときは交際費になります。

こういう費用は、何でもかんでも経費として認めると際限なくなるので、税務上は一定の制限があります。

特に交際費は６００万円という上限がありますし限度内であっても１割は経費になりません。

そこで会議費、福利厚生費、交際費の区分が問題になります。

交際費は飲食の相手が社外の人、福利厚生費は社内の人対象ですが、従業員でなくても従業員と同様に働いている派遣社員、登録社員、下請けの従業員などは福利厚生費となります。

会議費は社内会議もありますし、取引先との打ち合わせもありますから対象は社内社外に限りません。

ただし会議費なので単なる飲み食いではなく、会議や打ち合わせを伴うことが必要で、原則として議事録があるものと考えていいと思います。

しかし福利厚生費も会議費もあまりに高額なものは、税務上交際費になります。

また接待交際費であっても、一人当たりの飲食費が５０００円以下の場合は誰と何の為に飲食したかということを伝票などに明記することで交際費ではなく会議費として処理していいという取り扱いになっています。

と説明をしていくととてもややこしく見えますが、一応一人５，０００円以内かどうかということを目安にそれを超えるものは交際費、それ以内なら会議費、従業員の慰労目的なら余り高額でない限り福利厚生費とされるのがわかりやすいかと思います。